Требования к ведению амбулаторной медицинской карты пациента (форма № 025/у)

Оказание медицинских услуг в силу их социальной значимости чрезвычайно формализовано, что в первую очередь отражается в жестких требованиях к ведению и хранению медицинской документации. Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее ФЗ № 323) обязывает медицинские организации всех форм собственности и любого профиля осуществлять в установленном порядке ведение, учет и хранение медицинской документации.

К сожалению, в законодательстве не раскрывается понятие медицинской документации и не дается перечень ее видов. Вместе с тем подзаконными актами утверждаются унифицированные формы документов, а также регулируются отдельные вопросы ее ведения и хранения.

Медицинскую карту следует считать основным и наиболее важным документом, содержащим медицинскую информацию о конкретном пациенте и отражающей ход и результаты лечебного процесса.

Именно медицинская карта больного должна обеспечить аккумуляцию сведений, необходимых для точной постановки диагноза, назначения адекватного лечения, отслеживания динамики состояния пациента. Рассматриваемый документ не является «внутренним», он должен быть доступен для самого пациента и играет важную роль во взаимодействии между ним и лечащим врачом. Кроме того, медицинские карты — юридически значимый документ, используемый для оценки качества оказания медицинской помощи. В этой связи, соблюдение всех нормативных предписаний по их ведению и хранению, минимизирует риски возникновения конфликтных ситуаций в сфере здравоохранения.

Форма медицинской карты

До 2015 года учреждениями здравоохранения использовались унифицированные формы, утвержденные еще в СССР, несмотря на то, что соответствующий приказ утратил силу еще в 1988 году. Но их нормативное обновление в течение почти тридцати лет не производилось.

Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» (далее – Приказ №834н) введена новая форма медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (№ 025/у) (приложение № 1 к Приказу 834н).

Следует отметить, что этим Приказом предусмотрены требования не только к обычной бумажной амбулаторной карте пациента, но и к её электронной форме. П. 2.1 Приложения 2 к Приказу 834н устанавливает порядок формирования медицинской карты амбулаторного пациента в формате электронного документа, который удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью врача, в соответствии с порядком организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов. Однако необходимо принять во внимание, что данный порядок до настоящего времени не утвержден. Проект советующего приказа Минздрава России доступен для общественного обсуждения, ознакомится с ним можно на федеральном портале проектов нормативных правовых актов. Как только приказ вступит в силу, электронный документооборот в медицинских организациях станет полностью ззаконодательно урегулированным. При этом, как было отмечено выше, главным условием правомерности ведения электронной карты будет являться наличие у всех врачей, оказывающих помощь, усиленных квалифицированных электронных подписей.

Сфера применения формы № 025/у

Рассматриваемая форма медицинской карты обязательно ведется любой медицинской организацией, оказывающей медицинскую помощь в амбулаторных условиях взрослым.

Исключения составляют специализированные медицинские организации или их структурные подразделения, оказывающие помощь по следующим профилям:

• онкология,
• фтизиатрия,
• психиатрия,
• психиатрия-наркология,
• дерматология,
• стоматология и ортодонтия.

В данных учреждениях заводятся и ведутся собственные учетные формы.

Структура формы № 025/у

К основным структурным элементам карты амбулаторного пациента относятся:

• Титульный лист;
• Лист записи заключительных (уточненных) диагнозов;
• Записи врачей-специалистов;
• Медицинское наблюдение в динамике;
• Этапный эпикриз;
• Консультация заведующего отделением;
• Заключение врачебной комиссии;
• Диспансерное наблюдение;
• Сведения о госпитализациях;
• Сведения о проведенных оперативных вмешательствах в амбулаторных условиях;
• Лист учета доз облучения при рентгенологических исследованиях;
• Результаты функциональных методов исследования;
• Результаты лабораторных методов исследования;
• Эпикриз.

Порядок заполнения формы № 025/у

Медицинская карта должна быть заведена на каждого пациента при первом обращении в лечебное учреждение. При этом, если у поликлиники имеются филиалы, карта в любом случае ведется в одном экземпляре. (п. 2 Приложения № 2 к Приказу 834н).

На практике имеют место случаи, когда сами пациенты заводят «дублирующую» карту. Врач не обязан вносить записи в такую карту, а объем и качество медицинской помощи будут оцениваться исходя из содержания медицинской карты, хранящейся в лечебном учреждении. Так Решением Железнодорожного районного суда г. Ростова-на-Дону от 5 июня 2019 г. по делу № 2-1341/2019 отставлены без удовлетворения требования о признании осмотра врачом не проведенным. Истец ссылался на отсутствие соответствующей записи в экземпляре карты, заведенной им самостоятельно, как он говорил, «для суда». Однако судом было установлено, что осмотр был произведен, что подтверждается записью об осмотре врачом-урологом в медицинской карте, которая хранится в регистратуре поликлиники.

Итак, при первом посещении пациентом ЛПУ, в регистратуре заполняется титульный лист карты.

В соответствующих графах титульного листа указываются:

• полное наименование медицинской организации в соответствии с ее учредительными документами;
• код ОГРН;
• индивидуальный номер карты, который проставляется согласно установленному медицинской организацией порядку нумерации;
• дата заполнения в формате число/месяц/год;
• фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения пациента и место регистрации пациента. Данные сведения вносятся на основании документа удостоверяющего личность (паспорта, удостоверения личности моряка, удостоверения личности военнослужащего РФ);
• серия и номер страхового полиса ОМС;
• номер СНИЛС;
• название страховой медицинской организации;
• вид документа, удостоверяющего личность, его серия и номер;
• семейное положение, образование, занятость, место работы или должность. Данные сведения указываются в карте со слов пациента или его родственников.

Если пациент имеет право на получение государственной социальной помощи в виде набора социальных услуг, то карта маркируется литерой «Л» (рядом с номером карты) и на титульном листе в п. 10 указывается код категории льготы:

• «1» — инвалиды войны;
• «2» — участники Великой Отечественной войны;
• «3» — ветераны боевых действий;
• «4» — военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период;
• «5» — лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда»;
• «6» — лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, на строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог, а также члены экипажей судов транспортного флота, интернированных в начале Великой Отечественной войны в портах других государств;
• «7» — члены семей погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны и ветеранов боевых действий, члены семей погибших в Великой Отечественной войне лиц из числа личного состава групп самозащиты объектовых и аварийных команд местной противовоздушной обороны, а также члены семей погибших работников госпиталей и больниц города Ленинграда;
• «8» — инвалиды;
• «9» — дети-инвалиды.

Если пациент имеет статус инвалида, то в п. 16 карты указывается группа инвалидности, дата и первичность/повторность ее установления.

Также делаются отметки о группе крови, резус-факторе и имеющихся аллергических реакциях.

Прочие записи в карте делаются только врачами. Медицинские работники со средним профессиональным образованием, ведущие самостоятельный прием, заполняют журнал учета пациентов, получающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях. (п. 4 Приложения № 2 к Приказу 834н).

Возложение обязанностей по заполнению карт на медицинских сестер неправомерно, что подтверждается судебной практикой.

Так, Решением Городищенского районного суда Пензенской области от 15 мая 2019 г. по делу № 2-272/201 были признаны незаконными приказы главного врача о дисциплинарном взыскании, вынесенные в отношении медицинской сестры дерматовенерологического кабинета поликлиники. Основанием принятия данного решения явилось, в том числе, то, что в качестве виновных действий медсестры в приказе значилось, что она не осуществила ведение медицинских карт. Суд в рассматриваемом решении обращает внимание на то, что обязать медсестру вести карты путем включения соответствующего положения в должностную инструкцию невозможно.

В лист записи заключительных (уточненных) диагнозов (таблица п. 20) в хронологической последовательности по мере установления указываются все впервые или повторно установленные заключительные (уточненные) диагнозы и Ф.И.О. врача.

Врач-специалист, осуществляющий прием пациента, заполняет форму п. 24 карты, в которой указывает:

• Дату и место осмотра;
• Свою специальность;
• Жалобы пациента;
• Анамнез заболевания, жизни;
• Объективные данные;
• Диагноз основного заболевания или внешнюю причину при травмах (отравлениях), сопутствующие заболевания (при наличии) прописью и кодом МКБ-10;
• Осложнения, если таковые возникали в ходе лечения;
• Группу здоровья;
• Диспансерное наблюдение, при его установлении;
• Все назначенные исследования, консультации, лекарства, физиотерапевтические процедуры;
• Данные листка нетрудоспособности, если он оформлялся;
• Льготные рецепты, при их оформлении;
• В обязательном порядке делается отметка о получении от пациента информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от него.
• Также врач отражает данные наблюдения в динамике (п.25).

При длительном обследовании или лечении каждые 10-17 дней лечащий врач заполняет этапный эпикриз. Также он может оформляться при направлении пациента на врачебную комиссию. В эпикризе, помимо общих сведений, подробно описывается весь процесс обследования и/или лечения, оценивается их эффективность и формулируются рекомендации по дальнейшей тактике ведения больного.

Сходное содержание имеют формы консультации заведующего отделением (п. 26) и заключение врачебной комиссии (п. 27). При этом консультации заведующего отделением должна быть подписана как непосредственно заведующим отделением, так и лечащим врачом. Заключение врачебной комиссии по вводной и рекомендательной части аналогично этапному эпикризу, при этом добавляется отдельный блок для отражения итогового решения (заключения). Важно отметить, что данные заносимые комиссией в карту должны полностью совпадать с содержанием протокола решения врачебной комиссии (ст. 48 ФЗ № 323, п. 16 Порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 05.05.2012 № 502н). Заключение подписывается председателем комиссии и всеми ее членами.

Если пациент находится под диспансерным наблюдением, то в таблицу п. 12 карты заносятся сведения о заболеваниях или травмах, по поводу которых оно осуществляется, и их код по МКБ-10. Если диспансерное наблюдение по поводу одного заболевания ведут несколько врачей, то оно указывается только один раз. Если пациент наблюдается у одного врача по поводу нескольких несвязанных этиологически заболеваний, то вносятся записи по поводу каждого из них.

При этом врач, осуществляющий диспансерное наблюдение, в каждый прием заполняет форму п. 29 карты, где отражает жалобы и динамику состояния больного, проводимые лечебно-профилактические мероприятия, рекомендации и дату следующего диспансерного осмотра, консультации.

Сведения о госпитализациях (п. 30), сведения о проведенных оперативных вмешательствах в амбулаторных условиях (п. 31) и лист учета доз облучения при рентгенологических исследованиях (п. 32) представляют собой таблицы, заполнять которые необходимо в хронологическом порядке.

Результаты функциональных и лабораторных методов исследования подклеиваются на соответствующие листы карты (п. 33 и 34)

Если пациент выбывает из района обслуживания учреждения здравоохранения, ведущего медицинскую карту, а также в случае его смерти заполняется эпикриз (п. 35).

При выбытии пациента, эпикриз выдается ему на руки либо направляется в медицинскую организацию по месту его дальнейшего наблюдения. Следует учитывать, что если пациент меняет медицинскую организацию по своему выбору, то в течение трех рабочих дней с момента получения уведомления о принятии гражданина на медицинское обслуживание в другом ЛПУ, необходимо направить копию карты в эту медицинскую организацию (п. 11 Порядка выбора гражданином медицинской организации при оказании ему медицинской помощи в рамках программы государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2012 № 406н).

В посмертном эпикризе указываются:

• все перенесенные заболевания, травмы, операции;
• посмертный заключительный рубрифицированный (разбитый на разделы) диагноз;
• серия, номер и дата выдачи медицинского свидетельства о смерти;
• все причины смерти, записанные в свидетельстве о смерти.

Общие правила ведения медицинской кары амбулаторного пациента

1. Все записи в карте должны вносится в хронологической последовательности.
2. Заполняются все графы, предусмотренные соответствующим пунктом формы 026/у.
3. В карте отражается факт получения информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство либо информированного отказа от него (которые должны присутствовать в виде отдельного документа на бумажном носителе или в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи пациента).
4. Записи вносятся в карту при каждом посещении пациента с указанием даты и времени.
5. Записи производятся на русском языке. Исключение могут составлять записи наименований лекарственных средств на латинском языке.
6. Не допускается небрежное ведение записей и использование сокращений.
7. Если при внесении записей в карту врач допустил ошибку, то исправления делаются незамедлительно, аккуратно и удостоверяются подписью врача. Дополнительное заверение не требуется. Рекомендуется вносить исправления таким образом, чтобы при необходимости возможно было прочесть ошибочную запись.
8. При необходимости внести дополнительную запись, указываются ее дата и время и ставится подпись врача.

Особенности хранения медицинской карты рассмотрены нами в заметке «Правила хранения амбулаторной медицинской карты пациента (форма № 025/у)», а особенности ознакомления пациента и его родственников с амбулаторной медицинской картой — в статьях:

• Порядок ознакомления пациентов с медицинской документацией;
• Вопросы предоставления родственникам информации о здоровье пациента.