Правила хранения амбулаторной медицинской карты пациента (форма № 025/у)

Ранее, мы писали о требованиях к ведению амбулаторной медицинской карты пациента (форма № 025/у). Теперь давайте рассмотрим правила хранения этих амбулаторных карт.

Все медицинские карты амбулаторных пациентов должны храниться в регистратуре (Письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 4 апреля 2005 г. № 734/МЗ-14 «О порядке хранения амбулаторной карты»). Карты группируются по участковому принципу и (или) в алфавитном порядке (п. 5 Приложения № 2 к Приказу 834н). Деление на участки обслуживания применяется в поликлинической практике государственных и муниципальных медицинских организаций, частные клиники могут использовать только алфавитную сортировку.

Исходя из положений Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» медицинская организация, вне зависимости от формы собственности, обязана обеспечить архивное хранение амбулаторных карт в течение определенного срока.

Минздрав России в письме от 7 декабря 2015 г. № 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» отмечает, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению. Данным приложением устанавливается двадцатипятилетний срок хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (формы № 025/у).

Таким образом, с учетом последних разъяснений Минздрава, в настоящий момент амбулаторные карты надлежит хранить в медицинских организациях 25 лет. Между тем, некоторые юристы придерживаются мнения, согласно которому срок хранения амбулаторных карт можно сократить до 5 лет. Данное мнение основывается на рекомендациях, содержащихся в некоторых устаревших актах времен СССР, чья юридическая сила в настоящее время весьма сомнительна. С учетом судебной практики и позиции Минздрава РФ мы настоятельно рекомендуем придерживаться 25-летнего срока хранения карт. Подробнее этот вопрос будет освещен в заметке «Сроки хранения медицинской документации».

При реорганизации государственного или муниципального учреждения здравоохранения амбулаторные карты передаются медицинской организации правопреемнику. В случае преобразования с изменением форм собственности карты могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров. При реорганизации путем разделения или выделения условия и место дальнейшего хранения карт определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом.

Если реорганизуется частная медицинская организация, то условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации карты сдаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. (ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Об особенностях архивного хранения и утилизации медицинской документации будет более подробно рассказано в отдельной статье («Архивное хранение и утилизация медицинской документации»).

В процессе хранения карт должно обеспечиваться соблюдение врачебной тайны (ст. 13 ФЗ №323) и требований по защите персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Так, например, одним из оснований вынесения представления прокурора в отношении одного из областных центров по профилактике и борьбе со СПИД и инфекционными заболеваниями явились следующие нарушения. В амбулаторно-поликлиническом отделении, не были приняты меры по обеспечению безопасности персональных данных, а именно амбулаторные карты больных, в том числе и несовершеннолетних пациентов, содержащие персональные данные, на момент проверки хранились в свободном доступе в не закрывающемся шкафу в медицинском кабинете, в котором велся прием больных врачом эпидемиологом и медицинской сестрой. Новокуйбышевский городской суд Самарской области, решением от 12 июля 2017 г. по делу № 2А-1192/2017, подтвердил наличие нарушений законодательства о персональных данных и законность вынесения прокурором представление.

Без согласия пациента или его законных представителей допускать ознакомление любых третьих лиц со сведениями, содержащимися в медицинской картзапрещено (поскольку информация, содержащаяся в медицинской карте, является врачебной тайной) . Это запрет распространяется не только на передачу карт или снятие с них копий, но и на просьбы «просто посмотреть» чужую медицинскую карту (такие просьбы очень часто можно услышать от близких родственников пациента).

Исключение составляют случаи:

1. Проведения медицинского обследования и лечения гражданина, который в результате своего состояния не способен выразить свою волю.
2. Угрозы распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений.
3. Поступления в медицинскую организацию запросов:
   • органов дознания и следствия, суда в связи с проведением расследования или судебным разбирательством,
   • органов прокуратуры в связи с осуществлением ими прокурорского надзора,
   • органа уголовно-исполнительной системы в связи с исполнением уголовного наказания и осуществлением контроля за поведением условно осужденного, осужденного, в отношении которого отбывание наказания отсрочено, и лица, освобожденного условно-досрочно.
4. Осуществления органами внутренних дел (полиции) контроля за исполнением лицами, признанными больными наркоманией либо потребляющими наркотические средства или психотропные вещества без назначения врача, либо новые потенциально опасные психоактивные вещества, возложенной на них при назначении административного наказания судом обязанности пройти лечение от наркомании, диагностику, профилактические мероприятия и (или) медицинскую реабилитацию.
5. Оказания наркологической помощи несовершеннолетнему больному наркоманией, если он не достиг возраста шестнадцати лет.
6. Поведения медицинского освидетельствования несовершеннолетнего в целях установления состояния наркотического либо иного токсического опьянения, если несовершеннолетний пациент не достиг возраста пятнадцати лет.
7. Необходимости информирования органов внутренних дел о поступлении пациента, в отношении которого имеются достаточные основания полагать, что вред его здоровью причинен в результате противоправных действий
8. Проведения военно-врачебной экспертизы по запросам военных комиссариатов, кадровых служб и военно-врачебных (врачебно-летных) комиссий федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых федеральным законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба.
9. Расследования несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, а также несчастного случая с обучающимся во время пребывания в образовательной организации несчастного случая с лицом, проходящим спортивную подготовку и не состоящим в трудовых отношениях с физкультурно-спортивной организацией, не осуществляющей спортивной подготовки и являющейся заказчиком услуг по спортивной подготовке, во время прохождения таким лицом спортивной подготовки в организации, осуществляющей спортивную подготовку, в том числе во время его участия в спортивных соревнованиях, предусмотренных реализуемыми программами спортивной подготовки.
10. Обмена информацией между медицинскими организациями, в том числе размещенной в медицинских информационных системах, в целях оказания медицинской помощи с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.
11. Осуществления учета и контроля в системе обязательного социального страхования.
12. Осуществления контроля качества и безопасности медицинской деятельности в соответствии с ФЗ №323.
13. Требования супруга (супруги), близких родственников (членов семьи) умершего пациента или лиц, указанных в его информированном добровольном согласии на медицинское вмешательство предоставить им для ознакомления медицинские документы умершего пациента, с возможностью снятия своими силами копий (фотокопий), а если соответствующие медицинские документы существуют в электронной форме — предоставить соответствующие электронные документы (согласно Постановлению Конституционного Суда РФ от 13 января 2020 г. № 1-П).

Более подробно об ознакомлении пациентов и их родственников с медицинской документацией можно будет прочесть в статьях:

• Врачебная тайна и иная информация с ограниченным доступом в медицине;
• Порядок ознакомления пациентов с медицинской документацией;
• Вопросы предоставления родственникам информации о здоровье пациента.