Сроки хранения медицинской документации
Существует точка зрения, что врач работает в первую очередь с людьми, а не с документами, в силу чего многие медработники до сих пор не до конца понимают важность ведения и хранения медицинской документации. «Бумажная» работа воспринимается как досадный довесок к функционалу, а о правилах ведения медкарты часто вспоминают только при проверке или судебном запросе. Нередкий случай, когда медкарта оказывается и вовсе утерянной. Такое отношение во многом определяется и недостаточным вниманием Минздрава РФ к вопросам хранения медицинских документов. До сих пор не принят внятный и всем понятный документ, определяющий как сроки, так и правила хранения медицинских документов. Организациям приходится иметь дело с советскими нормативными актами не вполне ясного статуса, письмами и практикой надзорных и судебных органов.
На основании п.12 ч.1 ст.79 Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” (далее — Закон об основах охраны здоровья) медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации.
Утверждение порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья, унифицированных форм медицинской документации, в том числе в форме электронных документов, порядков их ведения отнесено к полномочиям Минздрава России (п.11 ч.2 ст.14 Закона об основах охраны здоровья).
В тоже время непосредственно установление сроков хранения медицинских документов Закон об основах охраны здоровья к полномочиям Минздрава России не относит.
Так, например, приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н утвержден Порядок заполнения учетной формы № 025/у «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», при этом вопрос о сроках хранения основного учетного медицинского документа медицинской организации оставлен без внимания.
Происходит это потому, что в современных условиях сроки хранение документов должны устанавливаться в соответствии с законодательством об архивном деле.
Согласно ч.3 ст.6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней утверждает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Таким органом является Федеральное архивное агентство (Росархив) – см. Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293.
На основании ч.1 ст.23 Закона об архивном деле федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Таким образом, сроки хранения типовых архивных документов устанавливает Росархив, а сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных организаций, устанавливает Минздрав России.
На основании ч.1 ст.17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, утвержденными Росархивом и федеральными органами государственной власти.
То есть медицинская организация обязана обеспечить сохранность архивных медицинских документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями Росархива и Минздрава РФ.
Так, современный Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Однако, он не устанавливает сроки хранения медицинской документации.
С перечнями Минздрава РФ ситуация обстоит сложнее. Современный и актуальный перечень документов, образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, с указанием сроков их хранения Минздравом РФ не утвержден.
Тем не менее, когда встает вопрос о сроках хранения основных медицинских документов, на практике, в том числе в судебных решениях упоминается письмо Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538 “О сроках хранения медицинской документации”.
В письме указано, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации согласно приложению к письму.
Таблица 1. Сроки хранения медицинской документации, установленные письмом Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538
| п/п | Наименование формы | № формы | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| 1. | Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации | № 001/у | 5 лет |
| 2. | Журнал учета приема беременных, рожениц и родильниц | № 002/у | 5 лет |
| 3. | Медицинская карта стационарного больного | № 003/у | 25 лет |
| 4. | Медицинская карта прерывания беременности | № 003-1/у | 5 лет |
| 5. | Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | № 007/у-02 | 1 год |
| 6. | Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | № 007дс/у-02 | 1 год |
| 7. | Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре | № 008/у | 5 лет |
| 8. | Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | № 016/у-02 | 1 год |
| 9. | Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | № 066/у-02 | 10 лет |
| 10. | История родов | № 096/у | 25 лет |
| 11. | История развития новорожденного | № 097/у | 25 лет |
| 12. | Журнал отделения (палаты) новорожденных | № 102/у | 5 лет |
| 13. | История развития ребенка | № 112/у | 25 лет |
| 14. | Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной | № 113/у | 5 лет |
| 15. | Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи | № 109/у | 3 года |
| 16. | Карта вызова скорой медицинской помощи | № 110/у | 1 год |
| 17. | Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему | № 114/у | 1 год |
| 18. | Дневник работы станции скорой медицинской помощи | № 115/у | 3 года |
| 19. | Индивидуальная карта беременной и родильницы | № 111/у | 5 лет |
| 20. | Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | № 025/у | 25 лет |
| 21. | Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | № 025-1/у | 1 год |
| 22. | Медицинская карта ребенка | № 026/у | 10 лет |
| 23. | Контрольная карта диспансерного наблюдения | № 030/у | 5 лет |
| 24. | Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг | № 030-13/у | 5 лет |
| 25. | Журнал записи родовспоможения на дому | № 032/у | 5 лет |
| 26. | Медицинская карта стоматологического пациента | № 043/у | 25 лет |
| 27. | Медицинская карта ортодонтического пациента | № 043-1/у | 25 лет |
| 28. | Журнал записи амбулаторных операций | № 069/у | 5 лет |
| 29. | Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы № 086/у и № 086-1/у) | № 086-2/у | 3 года |
Стоит обратить внимание, что в п.20 для учетной формы 025/у «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях» установлен срок хранения 25 лет. Поскольку эту форму обязано использовать подавляющее большинство медицинских организаций (кроме специализированных), включая частные клиники, и заполнять на каждого пациента, то требование к хранению медкарты в течение столь длительного срока многим кажется излишне обременительным.
Увеличение срока хранения медкарты тем более вызывает вопросы, что последний нормативный правовой акт, устанавливающий сроки хранения медицинской документации, — приказ Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» предписывал хранить медицинскую карту амбулаторного больного в течение 5 лет.
Статус приказа Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030 вызывает много вопросов. Так, на основании приказа Минздрава СССР от 5 октября 1988 года № 750 рассматриваемый приказ был признан утратившим силу. Тем не менее, в последующем в него продолжали вноситься дополнения приказом Минздрава России от 20.02.2002 № 58.
Позднее было выпущено письмо Минздравсоцразвития России от 30.11.2009 № 14-6/242888, в котором указывалось, что в связи с тем, что после отмены приказа Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» не было издано нового альбома образцов учетных форм, учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава России использовали в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные вышеуказанным приказом.
В тоже время, письмо Минздравсоцразвития России от 30.11.2009 № 14-6/242888 предлагает только использовать бланки (формы), утвержденные приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030, однако ничего не говорит о сроках хранения, утверждавшихся этим приказом. В связи с этим, сроки хранения, утвержденные приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030, с юридической точки зрения стоит считать утратившими силу на основании приказа Минздрава СССР от 5 октября 1988 года № 750.
Тем не менее, на приказ Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 продолжают ссылаться в тех случаях, когда сроки хранения не установлены никаким иным документом (включая письмо Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538).
Таблица 2. Сроки хранения медицинской документации, установленные приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 (выборочно)
| Наименование формы | № формы | Срок хранения |
|---|---|---|
| Медицинская учетная документация, используемая в стационарах | ||
| Журнал учета приема больных и отказов в госпитализации | 001/у | 25 лет |
| Журнал учета приема беременных, рожениц и родильниц | 002/у | 50 лет |
| Медицинская карта стационарного больного | 003/у | 25 лет |
| Медицинская карта прерывания беременности | 003-1/у | 5 лет |
| История родов | 096/у | 25 лет |
| История развития новорожденного | 097/у | 25 лет |
| Температурный лист | 004/у | 25 лет |
| Лист регистрации переливания трансфузионных сред | 005/у | 25 лет |
| Журнал регистрации переливания трасфузионных сред | 009/у | 5 лет |
| Журнал регистрации переливания трасфузионных сред | 009/у | 5 лет |
| Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре | 008/у | пост. |
| Журнал записи родов в стационаре | 010/у | 25 лет |
| Журнал учета сбора ретроплацентарной крови | 006/у | 5 лет |
| Журнал отделения (палаты) для новорожденных | 102/у | 5 лет |
| Протокол на случай выявления у больного запущенной формы злокачественного новообразования | 027-2/у | 5 лет |
| Выписка из медицинской карты стационарного больного злокачественным новообразованием | 027-1/у | 10 лет |
| Лист основных показателей состояния больного, находившегося в отделении (палате) реанимации и интенсивной терапии | 011/у | 25 лет |
| Лист основных показателей состояния больного, находившегося в отделении (палате) реанимации и интенсивной терапии кардиологического отделен. | 012/у | 25 лет |
| Протокол (карта) патолого-анатомического исследования | 013/у | 10 лет |
| Направление на патолого-гистологическое исследование | 014/у | 1 год |
| Журнал регистрации поступления и выдачи трупов | 015/у | 5 лет |
| Акт констатации биологической смерти | 017/у | 25 лет |
| Карта учета изъятия тканей | 018/у | 5 лет |
| Извещение о случае пересадки органа | 019/у | 10 лет |
| Паспорт на гомотрансплантант | 020/у | 1 год |
| Карта донора (трупа) | 021/у | 5 лет |
| Журнал учета замороженного костного мозга, находящегося на хранении | 022/у | 3 года |
| Журнал учета костного мозга заготовленного для консервации | 023/у | З года |
| Журнал учета консервированного костного мозга | 024/у | 3 года |
| Акт об изъятии почки у трупа для трансплантации | 033/у | 25 лет |
| Этикетка на флакон с костным мозгом, заготовленным для замораживания | 034/у | 25 лет |
| Этикетка на флакон с костным мозгом, размороженным для трансплантации | 041/у | 25 лет |
| Медицинское заключение по комиссионному освидетельствованию лица, в отношении которого решается вопрос о признании его умалишенным | 056/у | 50 лет |
| Статистическая карта выбывшего из стационара | 066/у | 10 лет |
| Листок учета движения больных и коечного фонда стационара | 007/у | 1 год |
| Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда по стационару, отделению или профилю коек | 016/у | 1 год |
| Медицинская учетная документация в поликлиниках (амбулаториях) | ||
| Медицинская карта амбулаторного больного | 025/у-87 | 5 лет |
| Вкладной лист на подростка к медицинской карте амбулаторного больного | 025-1/у | 5 лет |
| История развития ребенка | 112/у | 25 лет |
| Медицинская карта больного венерическим заболеванием | 065/у | 5 лет |
| Медицинская карта больного грибковым заболеван. | 065-1/у | 5 лет |
| Медицинская карта больного туберкулезом | 081/у | 10 лет |
| Карта антибактериального лечения (к медицинской карте больного туберкулезом) | 081-1/у | 10 лет |
| Индивидуальная карта беременной и родильницы | 111/у | 5 лет |
| Медицинская карта стоматологического больного | 043/у | 5 лет |
| Контрольная карта диспансерного наблюдения | 030/у | 5 лет |
| Контрольная карта диспансерного наблюдения (онко) | 030-6/у | 5 лет |
| Контрольный талон к карте диспансерного наблюдения (онко) | 030-5/у | 1 год |
| Контрольная карта диспансерного наблюдения контингентов противотуберкулезных учреждений | 030-4/у | 5 лет |
| Именной список призывников, направленных для систематического лечения | 054/у | 5 лет |
| Лечебная карта призывника | 053/у | 5 лет |
| Карта обратившегося за антирабической помощью | 045/у | 3 года |
| Карта профилактических флюорографических обследований | 052/у | 3 года |
| Карта профилактических прививок | 063/у | 5 лет |
| Журнал учета профилактических прививок | 064/у | 3 года |
| Карта обследования ребенка (подростка) с необычной реакцией на вакцинацию (ревакцинацию) БЦЖ | 055/у | 10 лет |
| Врачебно-контрольная карта физкультурника и спортсмена | 061/у | 3 года |
| Врачебно-контрольная карта диспансерного наблюдения спортсмена | 062/у | 5 лет |
| Журнал регистрации медицинской помощи, оказываемой на занятиях физической культуры и спортивных мероприятиях | 067/у | 3 года |
| Журнал медицинского обслуживания физкультурных мероприятий | 068/у | 3 года |
| Талон на прием к врачу | 025-4/У-88 | 1 месяц после окончания отчетного месяца |
| Карточка предварительной записи на прием к врачу | 040/у | 1 год |
| Книга записи вызовов врача на дом | 031/у | 3 года |
| Журнал записи амбулаторных операций | 069/у | 5 лет |
| Журнал записи родовспоможения на дому | 032/у | 5 лет |
| Журнал регистрации посещения изолятора детской поликлиники, отделения поликлиники | 059/у | 3 года |
| Тетрадь учета работы на дому участковой (патронажной) медицинской сестры (акушерки) | 116/у | 5 лет |
| Карта участковой медицинской сестры противотуберкулезного диспансера, противотуберкулезного диспансерного отделения (кабинета), больницы (поликлиники) | 085/у | 5 лет |
| Книга записи работы старшего юрисконсульта, юрисконсульта учреждений здравоохранения | 087/у | 5 лет |
| Статистический талон для регистрации заключительных (уточненных) диагнозов | 025-2/у | до конца года |
| Сводная ведомость учета заболеваний, зарегистрированных в данном учреждении | 071/у | 1 год |
| Сводная ведомость учета впервые выявленных несчастных случаев, отравлений, травм | 071-1/у | 1 год |
| Ведомость учета посещений в поликлинике (амбулатории), диспансере, консультации и на дому | 039/у-88 | 1 год после окончания отчетного периода |
| Ведомость учета посещений к среднему медицинскому персоналу здравпункта фельдшерско-акушерского пункта, колхозного родильного дома | 039-1/ У-88 | 1 год после окончания отчетного периода |
| Медицинская учетная документация, используемая в стационарах и поликлиниках (амбулаториях) | ||
| Направление на ВТЭК | 088/у | 3 года |
| Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы | 113/у | 5 лет |
| Карта лечащегося в кабинете лечебной физкультуры | 042/у | 1 год |
| Карта больного лечащегося в физиотерапевтическом отделении (кабинете) | 044/у | 1 год |
| Журнал записи рентгенологических исследований | 050/у | 5 лет |
| Карта больного, подвергающегося лучевой терапии | 051/у | 5 лет |
| Дневник учета работы рентгено-диагностического отделения (кабинета) | 039-5/у | 1 год |
| Журнал учета процедур | 029/у | 1 год |
| Карта больного с имплантированным электрокардиостимулятором (ЭКС) | 073/у | пост. |
| Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом, остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку | 058/у | 1 год |
| Извещение о больном с впервые в жизни установленным диагнозом активного туберкулеза, венерической болезни, трихофитии, микроспории, фавуса, чесотки, трахомы, психического заболевания | 089/у | 3 года |
| Извещение о больном с впервые в жизни установленным диагнозом рака или другого злокачественного новообразования | 090/у | 3 года |
| Извещение о больном с впервые в жизни установленным диагнозом наркомании | 091/у | 1 год |
| Предупреждение лицу, заболевшему венерической болезнью | 065-2/у | 5 лет |
| Журнал учета инфекционных заболеваний | 060/у | 3 года |
| Справка о временной нетрудоспособности при заболевании вследствие опьянения или действий, связанных с опьянением, а также отравления алкоголем | 094/у | 1 год |
| Справка о временной нетрудоспособности в связи с бытовой травмой, операцией аборта | 095-1/у | 1 год |
| Справка о временной нетрудоспособности студентов, учащихся профтехучилищ о болезнях, карантине ребенка, посещающего школу, детское дошкольное учреждение | 095/у | 1 год |
| Акт стационарной, амбулаторной, заочной, посмертной судебно-психиатрической экспертизы | 100/у | 25 лет |
| Акт психиатрического освидетельствования осужденного | 101/у | пост. |
| Акт психиатрического освидетельствования лица, находящегося на принудительном лечении | 104/у | Пост. |
| Журнал регистрации стационарной и амбулаторной судебно-психиатрической экспертизы | 105/у | 50 лет |
| Книга регистрации листков нетрудоспособности | 036/у | 3 года |
| Журнал учета санитарно-просветительной работы | 038-0/у | 1 год |
| Медицинское свидетельство о рождении | 103/у-98 | 1 год |
| Медицинское свидетельство о смерти | 106/у-98 | 1 год |
| Медицинское свидетельство о перинатальной смерти | 106-2/ У-98 | 1 год |
Несмотря на то, что приказ Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 четко называет сроки хранения отдельных форм медицинской документации, он в ряде случаев отсылает к приказу Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».
Так, например, медицинская карта стационарного больного согласно приказу Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 подлежит хранению в течение 25 лет, а приказ Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 вводит дифференцированный подход к срокам хранения в зависимости от причины госпитализации. Карты пациентов с психическим расстройством хранятся дольше, а, например, с кишечными инфекциями – меньше. При этом карты, имеющие по результатам экспертизы существенное значение для изучения эффективных методов профилактики, диагностики, лечения и развития истории медицины по истечении установленного срока передаются на постоянное хранение.
С первого января 2021 года приказ Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 был отменен в рамках регуляторной гильотины. Тем не менее, учитывая позицию Минздрава в отношении Приказа 1980 г., мы не можем однозначно говорить, что сроки, установленные Приказом 1974 г. можно смело игнорировать. Для общей информации мы приведем их в данной статье.
Таблица 3. Сроки хранения медицинской документации, установленные приказом Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 (выборочно)
| Наименование категорий документов и других материалов | Сроки хранения в лечебно-профилактических и санитарно-профилактических учреждениях здравоохранения, документальные материалы которых поступают в госархивы | В лечебно-профилактических, санитарно-профилактических и других учреждениях системы здравоохранения, документальные материалы которых не поступают в госархивы | Примечания |
|---|---|---|---|
| Карта стационарного больного (истории болезни) с вкладными листами, включая температурные листы и листы врачебных назначений и др. имеющими к ним отношение документами, за исключением нижеследующего > | 25 л. ЭПК<1> | 25 л. ЭПК<1 | В научно-исследовательских и клинических лечебно-профилактических учреждениях истории болезни, имеющие существенное значение для изучения эффективных методов профилактики, диагностики, лечения и развития истории медицины — постоянно. |
| Карт (историй болезни) стационарных больных, госпитализированных по поводу: | В научно-исследовательских и клинических лечебно-профилактических учреждениях истории болезни, имеющие существенное значение для изучения эффективных методов профилактики, диагностики, лечения и развития истории медицины — постоянно. | ||
| — психических расстройств | 50 л. ЭПК | 50 л. | |
| — профессиональных заболеваний (пневмокониоз, эмфизема легких, вибрационная болезнь, хроническое заболевание кожи и др.*) | 50 л. ЭПК | 50 л. | |
| — кишечных инфекций (исключая холеру и тифы) | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| — вирусных инфекций, сопровождаемых сыпью (корь, краснуха, ветряная оспа) | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| — кожных заболеваний | 10 л. ЭПК<1> | 10 л. <1> | |
| — грибковых заболеваний | 10 л. ЭПК<1> | 10 л. <1> | |
| — аппендицита (острого и хронического) | 10 л. ЭПК<1> | 10 л. <1> | |
| — ущемления грыжи | 10 л. ЭПК<1> | 10 л. <1> | |
| — бациллоносительства (брюшного тифа, дизентерии, дифтерии) | 5 л. ЭПК<1> | 5 л. <1> | |
| — травматических вывихов (без перелома костей) | 5 л. ЭПК<1> | 5 л. <1> | |
| — поверхностных повреждений и ушибов | 5 л. ЭПК<1> | 5 л. <1> | |
| — растяжения и деформации суставов | 5 л. ЭПК<1> | 5 л. <1> | |
| Карта выбывших из стационара | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| Индивидуальная карта амбулаторного больного | 5 л. ЭПК<1> | 5 л. ЭПК<1> | |
| Контрольная карта диспансерного наблюдения** | 5 л. ЭПК<1> | 5 л. <1> | <1> После снятия с диспансерного наблюдения |
| Журналы приема больных и отказов в госпитализации | 25 л. | 25 л. | |
| Журнал лаборатории | 3 г. | 3 г. | |
| Журнал учета профилактических прививок | 3 г. | 3 г. | |
| Журналы учета работы кабинета кишечных инфекций | 3 г. | 3 г. | |
| Журналы регистрации инфекционных заболеваний | 3 г. | 3 г. | |
| Операционный журнал института, станции, отделения переливания крови | 10 л. | 10 л. | |
| Операционный журнал лечебных учреждений | Пост. | Пост <1> | <1> На госхранение не передаются |
| Книги регистрации исследований биопсированного, операционного, секционного материала | Пост. | 10 л. | |
| Книга патологоанатомических вскрытий | Пост. | 10 л. | |
| Протоколы вскрытий | Пост. | 10 л. | |
| Книга регистрации больных, назначенных на госпитализацию | 2 г. | 2 г. | |
| Книга записи амбулаторных больных | 5 л. | 5 л. | |
| Книга записи вызовов скорой медицинской помощи | 10 л. | 10 л. | |
| Книга записи отказов на станции скорой медицинской помощи | 3 г. | 3 г. | |
| Книга записи вызовов врачей на дом и по неотложной помощи | 3 г. | 3 г. | |
| Книга записи заключений врачебно-консультационной комиссии | 5 л. | 5 л. | |
| Книга регистрации выданных листков нетрудоспособности | 3 г. | 3 г. | |
| Корешки больничных листков о нетрудоспособности | 3 г. | 3 г. | |
| Книга выдачи справок о временной нетрудоспособности студентов, учащихся техникумов и школ | 3 г. | 3 г. | |
| Книга выдачи справок об отсутствии инфекционных заболеваний | 1 г. | 1 г. | |
| Книга выдачи справок по карантину | 1 г. | 1 г. | |
| Книга регистрации поступления и выдачи трупов | 5 л. | 5 л. | |
| Книга регистрации врачебных свидетельств о смерти, свидетельств о мертворождении, фельдшерских справок о смерти | 3 г. | 3 г. | |
| Книга регистрации справок медицинского осмотра направляемых в загранкомандировки | 3 г. <1> | 3 г. <1> | <1> После возвращения из загранкомандировки |
| Дневники работы врачей и среднего медицинского персонала поликлиники (амбулатории), диспансера, консультации | 1 г. | 1 г. | |
| Дневники работы станции скорой медицинской помощи | 3 г. | 3 г. | |
| Тетради работы на дому участковой (патронажной) медицинской сестры | 1 г. | 1 г. | |
| Направления на патологогистологические исследования биопсии, операционного, секционного материала | 1 г. | 1 г. | |
| Направления на ВТЭК | 3 г. | 3 г. | |
| Процедурные листы | По истечении года уничтожаются | ||
| Талон направления на консультацию, во вспомогательные кабинеты; в санатории для туберкулезных больных | 1 г. | 1 г. | |
| Талон на прием к врачу | По истечении 6 мес. уничтожаются | ||
| Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом, остром, профессиональном отравлении | 1 г. | 1 г. | |
| Сводные ведомости учета больных и коечного фонда по стационару | 1 г. | 1 г. | |
| Сводные ведомости учета заболеваемости населения, проживающего в районе обслуживания учреждения здравоохранения | 1 г. | 1 г. | |
| Листок ежедневного учета больных и коечного фонда стационара | 3 г. | 3 г. | |
| Статистический талон для регистрации заключительных (уточненных) диагнозов | По истечении года уничтожаются | ||
| Книга записи приема больных и рожениц в стационар при фельдшерско-акушерском пункте и колхозном родильном доме | — | 50 л. | |
| Дневник работы фельдшерско-акушерского пункта, колхозного родильного дома | — | 1 г. | |
| Тетради записи детей в возрасте до 3 лет, состоящих под наблюдением сельской участковой больницы (амбулатории), фельдшерско-акушерского пункта | — | 5 л. | |
| Истории родов (ф. № 96): а) патологических | 25 л. ЭПК | 25 л. | |
| б) нормальных | 10 л. ЭПК | 10 л. | |
| История развития новорожденных (ф. № 97) | 25 л. ЭПК | 25 л. | |
| Индивидуальная карта беременной и родильницы (ф. № 111) | 5 л. ЭПК | 5 л. | |
| Обменная карта родильного дома, родильного отделения, больницы (ф. № 113) | 1 г. | 1 г. | |
| Карты прерывания беременности (ф. № 3) | 5 л. | 5 л. | |
| Журналы приема беременных и рожениц (ф. № 2) | 50 л. | 50 л. | |
| Книги записи родов (ф. № 10) | 25 л. | 25 л. | |
| Книга записи родовспоможений на дому (ф. № 32) | 5 л. | 5 л. | |
| Книга отделения (палаты) новорожденных | 1 г. | 1 г. | |
| Акт обследования семьи, берущей ребенка на патронат, и периодического обследования бытовых условий патронируемого ребенка | 10 л. | 10 л. | |
| Индивидуальная карта ребенка (ф. № 26) | 10 л. | 10 л. | |
| Истории развития ребенка (ф. № 112) | 15 л. ЭПК <1> | 15 л. <1> | <1> Со дня рождения ребенка |
| Личные дела (индивидуальные конверты) детей в детских домах и домах ребенка | 50 л. — В | ||
| Карта профилактических прививок (ф. № 63) | 5 л. | 5 л. | |
| Сводная ведомость учета профилактических прививок детям (ф. № 63а) | 5 л. | 5 л. | |
| Санационные карты | 3 г. | 3 г. | |
| Журнал приема детей в дом ребенка (ф. № 119) | — | 75 л. | |
При таком количестве документов, содержащих сроки хранения, встает закономерный вопрос – каким из них следует руководствоваться? В первую очередь, следует проверить, нет ли современного нормативного правового акта, устанавливающего срок хранения учетной формы, и принятого позднее приведенных выше перечней.
Так, например, приказом Минздрава России от 06.06.2013 № 354н утверждена форма учетной медицинской документации № 013/у «Протокол патолого-анатомического вскрытия» и установлено, что протокол патолого-анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патолого-анатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного). Именно этим правилом следует руководствоваться, несмотря на то что приказы Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 и от 30.05.1974 № 493 предписывают хранить протокол 10 лет.
Аналогично, Приказом Минздрава России от 10.08.2017 № 514н утверждена учетная форма № 030-ПО/у-17 «Карта профилактического медицинского осмотра несовершеннолетнего» и установлено, что карта осмотра хранится в медицинской организации в течение 5 лет. Соответственно, руководствоваться нужно именно им, а не старыми актами.
Если более поздний нормативный правовой акт отсутствует, то применяются два других правила разрешения правовых коллизий – действует нормативный правовой акт, обладающий большей юридической силой (например, приказ по отношению к письму), применяется специальная норма (то есть перечень Минздрава по отношению к перечню архивного ведомства). Из этой логики получается, что при отсутствии более позднего нормативного правового акта применять следует в первую очередь сроки, установленные приказом Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493.
В тоже в время в условиях правовой неопределенности, учитывая, что Минздрав РФ уполномочен устанавливать сроки хранения медицинских документов, а также считает допустимым своими письмами отменять и возобновлять действие документов советского периода, рекомендуется не нарушать сроков хранения медицинской документации, установленных в письме Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538.
Так, например, в постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.05.2020 № А06-384/2020 № 12АП-3348/2020 прямо указано, что в письме Минздрава России от 07.12.2015 года № 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» определен срок хранения «Медицинской карты стоматологического пациента» (форма № 043/у)» — 25 лет. То есть суд при рассмотрении вопросов хранения медицинских документов ссылается на письмо Минздрава России.
Интересно отметить также, что в указанном судебном постановлении речь идет о привлечении медицинской организации к административной ответственности за осуществление предпринимательской деятельности с нарушением требований и условий, предусмотренных лицензией (ч.3 ст.14.1 КоАП РФ). При этом само нарушение заключалось в несоблюдении установленного порядка внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности, а именно медицинской организацией была не обеспечена сохранность медицинской документации пациентки, не представлен оригинал (либо должным образом заверенная копия) медицинской карты. Контролирующий орган исходил из того, что внутренний контроль качества осуществляется путем анализа медицинской карты, отсутствие медицинской карты делает невозможным проведение внутреннего контроля, то есть ведет к нарушению установленного порядка внутреннего контроля, что является нарушением лицензионных требований к медицинской деятельности. Суд согласился с позицией контролирующего органа и указал, что с юридической точки зрения — медицинская карта — это единственное доказательство добросовестности врача; единственное доказательство качественно оказанной услуги.
В завершение стоит также отметить, что в современных реалиях медицинский архив формируется не только «на бумаге», но и в форме электронных документов. Правила электронного документооборота в настоящее время Минздравом РФ не утверждены и приоритет имеет бумажный документооборот, при этом законодательство допускает ведение и хранение части медицинских документов полностью в электронной форме. При этом отдельные сроки хранения для электронных медицинских документов по общему правилу не устанавливаются и на практике, как правило, применяются те же сроки, что для бумажных документов. Так, например, приказом Минздрава России от 30.11.2017 № 965н «Об утверждении порядка организации и оказания медицинской помощи с применением телемедицинских технологий» при рассмотрении вопросов документирования и хранения информации, полученной по результатам оказания медицинской помощи с применением телемедицинских технологий, установлено, что хранение документации, осуществляется в течение сроков, предусмотренных для хранения соответствующей первичной медицинской документации, при этом срок хранения сопутствующих материалов составляет один год.
Таким образом, при установлении сроков хранение медицинских документов организации сталкиваются с запутанными и противоречивыми требованиями законодательства, необходимостью руководствоваться документами, чей возраст доходит до полувека, или же разъяснениями неясного правового статуса. При этом несоблюдение сроков хранения может повлечь реальную административную ответственность, в том числе за нарушение лицензионных требований.
