Документация по вопросам медосмотров: требования к содержанию и оформлению
Процедура медицинского осмотра, как предварительного, так и периодического, должна сопровождаться четким документальным оформлением. Пренебрегать вопросами ведения документации не стоит, так как любое нарушение может привести к административной ответственности. Какие документы, кто и в каком порядке должен оформлять при проведении медосмотров, мы рассказываем в нашей статье, руководствуясь новым Порядком проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров, утвержденным приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н (далее – Порядок №29н), который будет действовать с 01.04.2021.
Список работников, нуждающихся в медосмотре
Первым шагом работодателя в организации периодических медосмотров является составление списка работников, нуждающихся в осмотрах. Список должен содержать наименования профессий (должностей) работников по штатному расписанию, а также наименования вредных факторов труда или видов работ, в связи с которыми сотрудники должны проходить медосмотр (п. 21 Порядка 29н). Если речь идет о работниках сферы пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицинских и детских учреждений, то этот список должен быть направлен в течение 10 рабочих дней с даты утверждения работодателем в территориальный орган Санэпиднадзора (п. 22 Порядка 29н).
Договор с медицинской организацией о проведении медосмотра
Для проведения медосмотров своих сотрудников работодатель должен самостоятельно выбрать подходящую медицинскую организацию и заключить с ней договор об оказании медицинских услуг. Следует внимательно отнестись к выбору поликлиники и обязательно оформить взаимоотношения в виде письменного договора. Проводить медосмотры может медорганизация любой организационно-правовой формы, как частная, так и государственная (муниципальная) (п. 4 Порядка 29н). Главное, чтобы она соответствовала следующим условиям:
- наличие в штате всех необходимых специалистов;
- наличие нужного оборудования для проведения исследований и осмотров (узи- и рентген-аппаратами, лабораторным оборудованием);
- наличие лицензии на осуществление медицинской деятельности, включая проведение медосмотров.
Работодатель имеет право в любой момент расторгнуть договор с медорганизацией или отказаться от его пролонгации, и выбрать другую организацию. В этом случае предыдущая поликлиника обязана по письменному запросу работодателя передать по описи медицинские карты работников в новую медицинскую организацию, с которой работодатель заключил соответствующий договор (п. 39 Порядка 29н).
Не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения медосмотра, работодатель составляет, утверждает и направляет в медорганизацию поименный список работников с указанием их ФИО, профессий, стажа, структурных подразделений и вредных факторов (работ) (п. 23, 24 Порядка 29н).
Направление на медосмотр. Документы работника
Работнику перед проведением осмотра вручается направление. Оно составляется в свободной форме, может быть в традиционном бумажном виде с подписью руководителя (иного уполномоченного лица работодателя) либо в электронном с электронной цифровой подписью соответственно, но должно содержать в себе следующие сведения (п. 25 Порядка 29н):
- наименование работодателя и его контактные данные;
- форма собственности и вид экономической деятельности работодателя по ОКВЭД;
- наименование медицинской организации, ее адрес и контакты;
- вид медицинского осмотра (в данном случае – предварительный);
- данные о работнике, проходящем медосмотр (ФИО, дата рождения, пол);
- место работы (структурное подразделение), вид работы, выполняемой сотрудником, название его должности и профессии;
- наличие вредных и (или) опасных производственных факторов и работ;
- номер медицинского страхового полиса обязательного и (или) добровольного медицинского страхования.
Направление должно быть выдано работнику под личную роспись. Работодателю надлежит вести строгий учет выданных направлений, чтобы располагать соответствующими доказательствами в случае проверок или судебных споров.
На медицинскую организацию ложится обязанность в течение 10 дней со дня получения поименных списков и не позднее, чем за 14 дней до даты начала медосмотра составить, согласовать с работодателем и утвердить календарный план медосмотров (п. 26 Порядка 29н). Работодатель, в свою очередь, знакомит своих сотрудников с этим графиком за 10 дней до даты медосмотра. Работники обязаны вовремя прибыть на осмотр в соответствии с графиком и взять с собой следующие документы (п. 11 Порядка 29н):
- свой паспорт;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, содержащее страховой номер индивидуального лицевого счета, или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета в форме электронного документа или на бумажном носителе;
- решение врачебной комиссии, проводившей обязательное психиатрическое освидетельствование (в случаях, предусмотренных ст. 213 ТК РФ);
- полис обязательного (добровольного) медицинского страхования.
Медицинская карта
По итогам осмотра и полученных анализов работнику оформляют медкарту, куда вносятся результаты всех исследований и осмотров. Медкарта может быть и электронной (п. 30 Порядка 29н).
Если работник прошел медосмотр успешно, ему даются рекомендации по профилактике профессиональных заболеваний, наблюдению и лечению выявленных болезней, не являющихся противопоказанием для занятия трудовой деятельностью, и он может продолжать трудовую деятельность, как и прежде.
Если результаты прохождения медосмотра неутешительны и выявлены медицинские противопоказания для продолжения работы, работника направляют в медорганизацию для прохождения экспертизы на профпригодность, а если это затруднительно по каким-либо причинам, то – в центр профпатологии или специализированную медорганизацию (п. 35 Порядка 29н). Абсолютными противопоказаниями к работам с вредными и опасными условиями труда являются такие выявленные заболевания, как туберкулез, онкология, сахарный диабет, психические расстройства и т.д. Полный перечень заболеваний содержится в приложении №2 к приказу 29н.
По окончании периодического осмотра медицинская организация выдает работнику выписку из медкарты со всеми исследованиями и заключениями врачей-специалистов, а также рекомендации по профилактике профессиональных заболеваний. Копия такой выписки отправляется в поликлинику по месту жительства работника с его согласия.
Заключение по результатам медосмотра
По итогам медосмотра медорганизацией оформляется заключение (п. 15, п. 33 Порядка 29н), которое подписывается председателем врачебной комиссии и заверяется печатью медицинской организации, проводившей медицинский осмотр. Возможно оформление заключения в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Его форма не утверждена законодательно, однако Порядок 29н указывает на то, что в нем обязательно должны содержаться следующие сведения (п. 16 Порядка 29н):
- дата выдачи;
- ФИО работника, его пол и дата рождения;
- наименование организации-работодателя;
- структурное подразделение, должность и вид работы;
- вредные и опасные факторы, виды работ;
- непосредственно результаты осмотра.
Результат осмотра может быть как удовлетворительным (противопоказания не выявлены), так и неудовлетворительным (противопоказания к работе выявлены). Должно быть четко указано, какие именно вредные факторы противопоказаны работнику. Также в заключении должна быть указана группа здоровья.
Заключение по итогам предварительного осмотра должно быть составлено в 3-х экземплярах. Один выдается непосредственно лицу, проходившему медосмотр; второй – остается в медицинской карте работника; третий – направляется работодателю (п. 17 Порядка 29н).
Заключения по итогам периодических медосмотров составляются в 5 экземплярах, два дополнительных – направляются в поликлинику по месту жительства и в Фонд соцстрахования (по желанию работника) (п. 34 Порядка 29н).
Если заключение составлено в электронном виде и у медорганизации имеется доступ в единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения, оно вносится в нее не позднее 5 рабочих дней.
***
Вопросам оформления документации при организации медицинских осмотров работников следует уделять особое внимание. Обязательно должны оформляться направления на медосмотр, должен быть заключен договор с медицинской организацией, а по итогам медосмотра — выдаваться медицинское заключение, которое является основанием для допуска трудящегося к выполнению трудовых обязанностей.